Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: april 2026

Bedankt voor uw bezoek aan onze website en voor uw interesse in onze dienstverlening. De bescherming van uw persoonsgegevens is voor ons wezenlijk: Yggra verwerkt elke dag commercieel gevoelige data van klanten en kandidaten, en behandelt uw persoonsgegevens met dezelfde discipline. Wij zetten passende technische en organisatorische maatregelen in om uw gegevens te beschermen tegen verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang en elke andere onrechtmatige verwerking.

In dit beleid leest u wie wij zijn, welke persoonsgegevens wij verwerken, op welke rechtsgrond, hoe lang wij ze bewaren, en welke rechten u heeft.

1. Wie zijn wij?

Yggra BV, met maatschappelijke zetel te Fruitmarkt 18/3.01, 3500 Hasselt, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE1033.451.361 (hierna: Yggra, wij, of we).

Contact:

• E-mail: contact@yggra.eu
• Telefoon: +32 474 86 57 81
• Adres: Fruitmarkt 18/3.01, 3500 Hasselt

Wij verwerken uw persoonsgegevens conform de Verordening (EU) 2016/679 (hierna: AVG of GDPR) en de Belgische uitvoeringswetgeving.

2. Enkele begrippen toegelicht

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Denk aan naam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres, functietitel, of beeldmateriaal.

Verwerken: elk gebruik van persoonsgegevens — verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, raadplegen, wijzigen, doorgeven, wissen, enzovoort.

Verwerkingsverantwoordelijke: wie het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. Voor de meeste verwerkingen beschreven in dit beleid is Yggra de verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerker: wie persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke. Voor Yggra Sentinel (zie sectie 5) treedt Yggra op als verwerker voor onze klanten — de wederzijdse verplichtingen worden dan geregeld in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement, DPA).

3. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens onder meer wanneer u:

• onze website of sociale media bezoekt of gebruikt;
• het contactformulier invult of ons via e-mail, telefoon of post contacteert;
• een afspraak boekt via Calendly;
• deelneemt aan een online of fysieke meeting met Yggra (zie sectie 4 over AI-transcriptie);
• een whitepaper, rapport of ander document downloadt;
• solliciteert op een vacature of uw CV aan ons bezorgt met het oog op een interim- of permanente plaatsing via Yggra Talent;
• klant, partner of leverancier van Yggra wordt of bent;
• een overeenkomst met ons afsluit en in dat kader met ons communiceert.

Wij verzamelen geen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Onze dienstverlening is uitsluitend gericht op professionele B2B-contacten.

4. AI-transcriptie van meetings (Fireflies.ai)

Yggra maakt gebruik van Fireflies.ai voor automatische transcriptie en samenvatting van zakelijke meetings. Dit is een bewuste keuze om de kwaliteit en traceerbaarheid van onze dienstverlening te verhogen.

Wat wij doen:

• Aan het begin van elke meeting waar Fireflies aanwezig is, kondigen wij dit expliciet aan en vragen wij uw toestemming vóór de opname start.
• Fireflies neemt de audio op, genereert een transcript, extraheert actiepunten en beslissingen, en levert een AI-samenvatting.
• Audio wordt kort bewaard; transcripten en samenvattingen worden bewaard zolang dat nuttig is voor de opdracht en conform de bewaartermijnen in sectie 10.
• Fireflies.ai Inc. (Verenigde Staten) treedt op als subverwerker onder standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC).

Uw keuze:

• U kan op elk moment bezwaar maken tegen opname. In dat geval schakelen wij Fireflies uit of kiezen wij samen voor een meeting zonder transcriptie.
• U kan ook zelf een meeting plannen op een platform naar uw keuze en Yggra uitnodigen als gast — dan gelden uw normen.
• Zonder voorafgaande toestemming van alle aanwezigen wordt er niet opgenomen.

5. Yggra Sentinel — onze rol als verwerker

Wanneer u gebruikmaakt van Yggra Sentinel (onze pricing analytics-dienst), verwerken wij commerciële transactiedata uit uw ERP: facturen, orders, klantgegevens, prijslijsten, kortingen, marges. Deze data kunnen persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld contactgegevens van uw klanten of medewerkers).

Voor deze verwerking treedt Yggra op als verwerker in uw opdracht. U bent de verwerkingsverantwoordelijke. De wederzijdse verplichtingen worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst (DPA) die deel uitmaakt van ons Sentinel-abonnementscontract.

Kernprincipes van de Sentinel-verwerking:

• Doel: strikt beperkt tot de pricing-analyse en -rapportage zoals overeengekomen in de opdracht. Geen gebruik voor eigen commerciële doeleinden.
• Subverwerkers: Peliqan BV (België, hoofdzakelijke data hub), Microsoft Corporation (EU data boundary, opslag en documenten), Anthropic PBC (Verenigde Staten, Claude AI — uitsluitend in privacymodus zonder trainingsgebruik).
• Bewaartermijn: duur van het abonnementscontract, vermeerderd met een overdrachtsperiode van 30 dagen. Daarna worden alle klantgegevens volledig gewist, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders bepaalt.
• Doorgifte buiten EER: uitsluitend onder standaardcontractbepalingen (SCC) en na een Transfer Impact Assessment.

Een actuele DPA-template is op eenvoudig verzoek beschikbaar via contact@yggra.eu.

6. Yggra Talent — verwerking van kandidaatgegevens

Wanneer u solliciteert op een vacature van Yggra of uw kandidatuur aan Yggra Talent toevertrouwt voor een interim- of permanente plaatsing bij één van onze klanten, verwerkt Yggra persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens:

• Identificatie- en contactgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer, woonplaats)
• CV, motivatiebrief en professionele achtergrond (opleiding, werkervaring, certificeringen)
• LinkedIn-profiel en publiek beschikbare professionele informatie
• Eventuele salarisverwachtingen en voorkeuren inzake werkomgeving
• Gespreksnotities en beoordelingen die in de begeleiding worden opgebouwd

Rechtsgronden:

• Gerechtvaardigd belang van Yggra om pricing-talent te identificeren en te benaderen voor openstaande opdrachten.
• Uw toestemming voor het bewaren van uw dossier na afronding van een specifieke opdracht en voor het delen van uw kandidatuur met specifieke klant-werkgevers.

Bewaartermijn:

• Standaard: 2 jaar na ons laatste zinvolle contact.
• Op basis van uw expliciete toestemming: verlengbaar tot 5 jaar, zodat Yggra u kan contacteren voor toekomstige opportuniteiten.
• U kan op elk moment verzoeken om verwijdering, onder voorbehoud van eventuele lopende contractuele of wettelijke verplichtingen.

Doorgifte aan klanten:

Wij delen uw kandidatuur uitsluitend met een klant-werkgever na uw expliciete toestemming en na afstemming over de concrete rol. Kandidaturen worden doorgaans in geanonimiseerde vorm voorgesteld in de eerste fase; uw identiteit wordt pas gedeeld bij wederzijdse interesse.

Geen geautomatiseerde selectie:

Yggra gebruikt geen AI of algoritmes om kandidaten automatisch te selecteren of af te wijzen. Elke beoordeling gebeurt door een menselijke recruiter.

7. Welke persoonsgegevens verwerken wij, waarom en op welke rechtsgrond?

In onderstaande tabel leest u de categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken, het doel van de verwerking, en de rechtsgrond.

Rechtsgronden — toelichting:

• Overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent (of voor precontractuele stappen).
• Wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bv. boekhoudwetgeving, fiscaal recht).
• Gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor een legitiem belang van Yggra of een derde, mits uw belangen of fundamentele rechten niet zwaarder wegen.
• Toestemming: u heeft toestemming gegeven voor één of meer specifieke verwerkingsdoeleinden.

8. Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door?

Binnen Yggra zijn uw persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk voor medewerkers die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Yggra werkt samen met een aantal externe dienstverleners die uw persoonsgegevens verwerken in onze opdracht (subverwerkers). Met elke subverwerker is een contractuele regeling getroffen die aan de AVG voldoet.

Actuele lijst subverwerkers:

Deze lijst wordt periodiek bijgewerkt. Op eenvoudig verzoek bezorgen wij u de meest recente versie.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld aan toezichthoudende of rechtshandhavingsinstanties).

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal van onze subverwerkers is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), voornamelijk in de Verenigde Staten. Voor elke doorgifte naar een land buiten de EER waarvoor de Europese Commissie geen adequaatheidsbesluit heeft genomen, steunen wij op de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) zoals vastgesteld door de Europese Commissie, aangevuld met de nodige technische en organisatorische maatregelen.

Voor ContentStudio (Pakistan) hebben wij een bijkomende Transfer Impact Assessment uitgevoerd en beperken wij de verwerking tot enkel de functionele data die noodzakelijk is voor social media planning.

10. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Concrete bewaartermijnen:

• Klantendossiers en overeenkomsten: tot 10 jaar na einde overeenkomst (burgerlijke verjaringstermijn).
• Boekhoudkundige stukken (inclusief facturen): 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Fiscale stukken: 10 jaar.
• Sentinel-klantdata: duur abonnement + 30 dagen overdrachtsperiode.
• Meeting transcripten en samenvattingen: duur opdracht + 3 jaar, tenzij langer noodzakelijk voor juridische verdediging.
• Prospect- en contactgegevens: 3 jaar na laatste zinvolle contact, tenzij u zich eerder uitschrijft of bezwaar maakt.
• Nieuwsbrief-inschrijvingen: tot u zich uitschrijft.
• Sollicitanten voor interne vacatures: 1 jaar na afronding procedure, tenzij u expliciet toestemming geeft voor langere bewaring.
• Talent-kandidaten: 2 jaar na laatste zinvol contact, verlengbaar tot 5 jaar met expliciete toestemming.
• Website-loggegevens: maximum 12 maanden.

Voor procedurele of bewijslast-gerelateerde doeleinden kunnen bepaalde gegevens langer worden bewaard, conform de toepasselijke verjaringstermijnen.

11. Uw privacyrechten

U heeft onder de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG): weten of en welke persoonsgegevens wij van u verwerken, met de bijhorende informatie over doel, bewaartermijn, ontvangers en rechten.
• Recht op verbetering (art. 16 AVG): onjuiste of onvolledige gegevens laten rechtzetten.
• Recht op gegevenswissing ("vergetelheid", art. 17 AVG): uw gegevens laten wissen, voor zover dit niet in conflict komt met wettelijke bewaarplichten of het voeren van een rechtsvordering.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): ons vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen.
• Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG): de gegevens die u ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG): bezwaar maken tegen verwerkingen gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (art. 22 AVG): Yggra neemt geen beslissingen over u uitsluitend op basis van automatische verwerking.
• Recht om uw toestemming in te trekken (art. 7 AVG): wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan u die op elk moment intrekken.

Hoe oefent u deze rechten uit?

Stuur een e-mail naar contact@yggra.eu. Om uw identiteit te kunnen controleren, kunnen wij u vragen om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart mee te sturen (pasfoto mag afgedekt worden).

Wij beantwoorden uw verzoek in principe binnen één maand. Bij complexe verzoeken kan deze termijn verlengd worden tot drie maanden, waarover wij u tijdig informeren.

De uitoefening van uw rechten is kosteloos, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld door het repetitieve karakter).

12. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Yggra heeft redelijke en passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Dit omvat onder meer:

• Multifactor-authenticatie op alle kritieke systemen;
• Versleuteling van data in transit (TLS) en at rest waar van toepassing;
• Strikte toegangscontrole op basis van noodzaak;
• Periodieke review van gebruikerstoegangen en subverwerkers;
• Contractuele verplichtingen voor subverwerkers om gelijkwaardige maatregelen te hanteren.

13. Klachten

Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken? Contacteer ons eerst rechtstreeks via contact@yggra.eu — wij zoeken graag samen naar een oplossing.

U kan ook altijd een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

14. Wijzigingen aan dit beleid

Dit privacybeleid kan worden aangepast om te voldoen aan nieuwe wetgeving, veranderingen in onze dienstverlening, of feedback. De meest recente versie is altijd beschikbaar op yggra.eu. Bij wezenlijke wijzigingen brengen wij u actief op de hoogte.

‍

Heeft u nog vragen? Stuur een bericht naar contact@yggra.eu.